Satzungsdatenbank: Maßgeschneiderte DMS-Integration für die TUM

Anforderung & Voraussetzungen

Die Aufgabe dieses Projekts bestand darin, über 1500 Satzungen, Ordnungen und amtliche Bekanntmachungen inklusive deren lesbarer Fassungen digital zur Verfügung zu stellen. Zusätzlich erwünscht war eine Filterungs- und Sortiermöglichkeit der Einträge sowie ein direkter Download des jeweiligen Dokuments als PDF.

Der Grundstein hierfür war zu Beginn bereits gelegt: Über das von codia bereitgestellte, leistungsfähige Dokumentenmanagementsystem (DMS) der TU München werden die Satzungen und Ordnungen von zugelassenen Administratoren angelegt und verwaltet. Features wie Versionierung, Kategorisierung und das Hinterlegen von weiteren Meta-Informationen sind in diesem System bereits vorhanden.

Umsetzung & Herausforderungen

Die Brücke zur TYPO3-Instanz der TUM haben wir mithilfe einer TYPO3-Extension gebaut, welche Lesezugriff auf die vom DMS zur Verfügung gestellte Schnittstelle hat. Dadurch gelingt es, die nötigen Daten in Echtzeit von der Datenbank abzurufen und im Frontend korrekt auszugeben. Des Weiteren werden auf den einzelnen Studiengang-Detailseiten des Studiengangsfinders Cross-Links ausgegeben, über welche man direkt zur passenden Satzung für den jeweiligen Studiengang gelangt.

Eine der Herausforderungen dieses Projekts war die technische Anbindung des DMS an die TYPO3-Umgebung über eine komplexe Schnittstelle, welche wir aufgrund unserer Erfahrungen in diesem Bereich dennoch zügig bewältigen konnten. Dank des agilen Vorgehens sowie regelmäßigen Online-Meetings konnte das Projekt mit der Vielzahl an beteiligten Parteien und Personen (Entwickler und Projektmanager der TU München, Ansprechpartner von codia, sowie unsere eigenenen zuständigen Mitarbeiter) innerhalb kürzester Zeit effizient umgesetzt und zufriedenstellend abgeschlossen werden.

Ausblick

In naher Zukunft werden wir das Nutzerverhalten im Auge behalten und bei Bedarf weitere Optimierungen planen und durchführen, um die Usability noch weiter zu verbessern. Die Extension bietet außerdem eine gute Grundlage, um zukünftige Projekte mit Schnittstellenanbindung an Dokumentenmanagementsysteme darauf aufzubauen. Wir freuen uns schon auf das Feedback der Benutzer und auf die nächsten Jahre der Zusammenarbeit mit weiteren spannenden Projekten!